Условия оказания услуг

Объём услуг

KongressExpert оказывает профессиональные услуги по планированию, организации, технической реализации и проведению конгрессов, конференций, выставок, научных встреч и иных профессиональных мероприятий.

В зависимости от согласованного объёма проекта услуги могут, в частности, включать:

планирование мероприятий и конгрессов;
координация площадки;
техническое производство и аудиовизуальные услуги;
техническая и организационная поддержка на площадке;
регистрация и управление участниками;
координация докладчиков и программы;
решения для гибридных и онлайн-мероприятий;
прямые трансляции и запись;
поддержка выставок и стендов;
транспорт, складское хранение и логистика;
предоставление оборудования;
предоставление персонала и операционная поддержка;
цифровые системы и платформы мероприятий;
услуги по публикации и подготовке материалов конференции;
графические, печатные и допечатные услуги;
консалтинг и координация проекта;
услуги внешних площадок, подрядчиков или специализированных партнёров.

Точный объём каждого проекта определяется применимым предложением, описанием проекта, подтверждением заказа или иным письменным соглашением.

Любая услуга, прямо не включённая в согласованный объём, считается дополнительной и может оплачиваться отдельно.

Предложения и заключение договора

Если прямо не указано иное, предложения KongressExpert не имеют обязательной силы до их принятия и письменного подтверждения.

Договор считается заключённым, когда:

клиент письменно принимает смету или предложение;
SGEM World Science выдаёт письменное подтверждение заказа;
подписано отдельное соглашение по проекту; либо
SGEM World Science начинает исполнение по прямому запросу клиента.

Предложения основываются на информации, доступной на момент их подготовки.

Изменение числа участников, требований площадки, технических характеристик, структуры программы, логистики, дат, продолжительности, потребности в персонале или иных параметров проекта может привести к корректировке согласованной цены.

KongressExpert оставляет за собой право исправлять очевидные описки, расчётные или типографские ошибки.

Обязанности клиента

Клиент обязан своевременно и в полном объёме предоставить информацию, решения, согласования, материалы и доступ, необходимые для надлежащего оказания услуг.

Клиент отвечает за точность и законность информации и материалов, переданных KongressExpert.

Когда применимо, клиент обеспечивает своевременный доступ к:

площадкам и помещениям мероприятия;
техническим зонам;
электроснабжению и сетевой инфраструктуре;
зонам погрузки и разгрузки;
необходимым разрешениям и согласованиям;
сведениям об участниках, докладчиках или экспонентах;
брендинговым и производственным материалам;
системам или платформам третьих лиц, необходимым для проекта.

Задержки, дополнительные работы или расходы, вызванные неполной, неверной или несвоевременно предоставленной клиентом информацией, могут оплачиваться дополнительно.

Клиент обязан незамедлительно информировать KongressExpert об обстоятельствах, способных существенно повлиять на проект.

Цены, налоги и оплата

Цены указываются в соответствующем предложении или соглашении без НДС, если прямо не предусмотрено иное.

График платежей, авансы и сроки оплаты указываются в соответствующем предложении, счёте или соглашении по проекту.

Для проектов, требующих предварительных обязательств, KongressExpert может потребовать задаток или предоплату до резервирования персонала, оборудования, площадок или услуг третьих лиц.

Расходы третьих лиц могут выставляться к оплате заранее.

Если не согласовано иное, счета оплачиваются в срок, указанный в счёте.

Клиент не вправе удерживать или засчитывать платёж против несвязанных требований, если они не признаны SGEM World Science или окончательно не установлены компетентным органом.

При просрочке платежа SGEM World Science может после разумного уведомления приостановить дальнейшее исполнение, если это допускается законом.

Если просрочка вызвана клиентом, расходы и последствия такого приостановления несёт клиент.

Изменения проекта

В ходе планирования мероприятия часто меняются. KongressExpert приложит разумные усилия для учёта запрошенных изменений.

Любое изменение, существенно влияющее на объём, сроки, персонал, технические требования, логистику или обязательства перед внешними поставщиками, может потребовать:

пересмотренного предложения;
дополнительной оплаты;
дополнительного персонала или оборудования;
изменения сроков исполнения; либо
изменения предлагаемого технического или организационного решения.

Существенные изменения по возможности подтверждаются письменно.

Срочные указания во время мероприятия могут выполняться, если это операционно возможно, и считаться дополнительными платными услугами.

Отмена, перенос и сокращение объёма

Поскольку проекты конгрессов и мероприятий часто требуют предварительного бронирования, привлечения персонала, закупок и обязательств перед внешними поставщиками, отмена или перенос может повлечь расходы даже если мероприятие не состоялось.

Специальные условия отмены в индивидуальном предложении или соглашении имеют преимущественную силу.

Если не согласовано иное, при отмене, переносе или существенном сокращении подтверждённого проекта клиент сохраняет ответственность за:

уже оказанные услуги;
уже зарезервированное или отработанное время персонала;
специально приобретённое или зарезервированное оборудование и ресурсы;
невозмещаемые платежи площадкам, поставщикам или субподрядчикам;
сборы за отмену, установленные третьими лицами;
разумные административные и проектные расходы до отмены;
иные безвозвратные расходы, понесённые специально для проекта.

KongressExpert предпримет разумные усилия для сокращения предотвратимых расходов на отмену, если это коммерчески целесообразно.

Перенос автоматически не считается отменой. По возможности SGEM World Science может согласиться перенести часть выполненной работы или зарезервированных ресурсов на новую дату. Такая договорённость согласуется отдельно.

Услуги третьих лиц

KongressExpert может организовывать или координировать услуги третьих лиц, включая площадки, гостиницы, транспортные и прокатные компании, аудиовизуальных поставщиков, кейтеринг, типографии, логистические компании и иных специализированных подрядчиков.

Если SGEM World Science действует только как посредник или координатор, могут применяться собственные договорные условия и условия отмены третьего лица.

SGEM World Science проявляет разумную осмотрительность при выборе и координации внешних поставщиков, но не может гарантировать обстоятельства под их самостоятельным контролем.

Если услуга третьего лица становится недоступной, KongressExpert по возможности предлагает разумную замену.

О существенной разнице в стоимости клиент уведомляется до принятия обязательства, если обстоятельства это позволяют.

Площадки и местные условия

Успешное оказание технических и организационных услуг может зависеть от условий выбранной площадки.

KongressExpert не отвечает за недостатки вне разумного контроля, включая неподходящую инфраструктуру площадки, недостаточную электрическую мощность, отсутствие интернет-соединения, строительные ограничения, ограничения доступа или правила эксплуатации площадки.

Если такие условия требуют дополнительного оборудования, труда или альтернативных технических решений, соответствующие расходы после консультации с клиентом могут оплачиваться отдельно.

Технические услуги и оборудование

KongressExpert оказывает согласованные технические услуги с использованием профессионально обслуживаемого оборудования и разумных отраслевых процедур.

Однако невозможно гарантировать бесперебойную работу любой технической системы при всех обстоятельствах.

Временные перерывы из-за сбоя интернета, внешних сетевых услуг, коммунальной инфраструктуры, инфраструктуры площадки, сторонних платформ или иных обстоятельств вне разумного контроля SGEM World Science сами по себе не являются ненадлежащим исполнением KongressExpert.

Для критически важных функций мероприятия могут предлагаться резервные решения, когда это технически и коммерчески разумно.

На этапе планирования клиент должен определить критически важные требования, чтобы в объём проекта можно было включить подходящее резервирование.

Фотосъёмка, запись и трансляция

Если проект включает запись, фотосъёмку, трансляцию или аналогичные медиауслуги, клиент отвечает за наличие разрешений, уведомлений участников, лицензий и согласий для предполагаемого использования, если эти обязанности прямо не переданы SGEM World Science.

KongressExpert не отвечает за ограничения, вызванные отсутствием прав третьих лиц, музыкальных лицензий, разрешений докладчиков или согласий участников, относящихся к ответственности клиента.

Интеллектуальная собственность

Каждая сторона сохраняет право собственности на интеллектуальную собственность, существовавшую до проекта.

Если письменно не согласовано иное, SGEM World Science сохраняет права на свои:

программное обеспечение;
системы;
шаблоны;
технические методы;
рабочие процессы;
исходный код;
дизайн-системы;
операционные процессы;
ноу-хау;
многократно используемые компоненты и инструменты.

После полной оплаты клиент может использовать результаты проекта для согласованной цели и в согласованном объёме.

Стороннее программное обеспечение, шрифты, медиаматериалы, платформы, стоковые материалы и иные лицензируемые компоненты подчиняются применимым лицензионным условиям третьих лиц.

Клиент гарантирует законность использования предоставленных им материалов и не будет заведомо требовать от SGEM World Science нарушения прав третьих лиц.

Конфиденциальность

Каждая сторона обязана считать конфиденциальной полученную от другой стороны непубличную коммерческую, техническую и организационную информацию и использовать её только в целях проекта.

Это обязательство не применяется к информации, которая:

уже общедоступна без нарушения конфиденциальности;
была законно известна получающей стороне до раскрытия;
разработана независимо без использования конфиденциальной информации;
законно получена из другого источника; либо
подлежит раскрытию по закону или обязательному распоряжению компетентного органа.

При необходимости более подробные обязательства конфиденциальности могут согласовываться отдельно.

Защита данных

Персональные данные обрабатываются в соответствии с применимым законодательством о защите данных и информацией о конфиденциальности опубликованной SGEM World Science.

Если SGEM World Science обрабатывает данные исключительно от имени клиента и обстоятельства требуют договора обработки, стороны заключают соответствующее соглашение.

Клиент сохраняет ответственность за то, чтобы переданные KongressExpert данные были собраны и могли законно обрабатываться для предполагаемой цели.

Ответственность

SGEM World Science исполняет договорные обязательства с разумной профессиональной тщательностью.

Ответственность определяется применимым законодательством.

В допустимой законом степени в отношениях между предприятиями SGEM World Science не отвечает за косвенные или последующие убытки, упущенную ожидаемую прибыль, деловые возможности или потери вследствие обстоятельств вне её разумного контроля.

Ничто в настоящих условиях не исключает и не ограничивает ответственность, если это запрещено императивным законодательством.

Клиент должен поддерживать надлежащее страхование мероприятия, имущества и коммерческих рисков сообразно характеру и масштабу проекта.

Форс-мажор

Ни одна сторона не отвечает за неисполнение или задержку, если исполнение невозможно или существенно затронуто обстоятельствами вне её разумного контроля.

Такие обстоятельства могут включать, среди прочего:

стихийные бедствия;
тяжёлые погодные условия;
пожар или наводнение;
меры, связанные с эпидемией или пандемией;
война, терроризм или гражданские беспорядки;
государственные ограничения;
забастовки или серьёзные трудовые конфликты;
перебои в работе коммунальной инфраструктуры;
крупные сбои телекоммуникаций или интернета;
нарушение транспортного сообщения;
закрытие площадки;
пограничные или транспортные ограничения;
отказ критически важной инфраструктуры третьих лиц.

Затронутая сторона уведомляет другую сторону в разумно краткий срок.

Стороны добросовестно сотрудничают, чтобы определить возможность переноса, изменения или альтернативного исполнения проекта.

Уже понесённые расходы и неизбежные обязательства перед третьими лицами урегулируются справедливо с учётом обстоятельств и применимого права.

Безопасность и соблюдение требований

KongressExpert и клиент соблюдают применимые требования безопасности и правила площадки в рамках своих обязанностей.

KongressExpert может отказаться выполнять указание, которое, по разумной профессиональной оценке:

создаёт неприемлемый риск безопасности;
нарушает применимое законодательство;
нарушает правила площадки;
создаёт угрозу оборудованию или инфраструктуре; либо
существенно препятствует безопасному проведению мероприятия.

Такой отказ не является нарушением договора, если указание невозможно разумно или законно выполнить.

Привлечение субподрядчиков

SGEM World Science может привлекать квалифицированных сотрудников, фрилансеров, подрядчиков или специализированных поставщиков для исполнения частей услуг.

SGEM World Science сохраняет ответственность за собственные договорные обязательства, кроме случаев, когда услуга третьего лица прямо заказана непосредственно клиентом у соответствующего третьего лица.

Права потребителей

Услуги KongressExpert предназначены прежде всего для профессиональных, институциональных и корпоративных клиентов.

Если клиент является потребителем по применимому праву, настоящие условия не затрагивают обязательные права защиты потребителей.

Законное право отказа, обязательное требование информирования и иные права потребителей применяются в предусмотренной законом степени.

Ни одно положение настоящих условий не толкуется как исключающее право потребителя, от которого нельзя законно отказаться или которое нельзя ограничить.

Коммуникации

Операционные указания, согласования и договорные уведомления могут передаваться электронно, если законом или соглашением не требуется особая форма.

Клиент отвечает за предоставление актуальных контактов и определение лиц, уполномоченных давать от его имени операционные или коммерческие указания.

Делимость положений

Если положение настоящих условий признано недействительным или неисполнимым, остальные положения сохраняют силу в допускаемой законом степени.

Недействительное положение при необходимости заменяется действительным, наиболее близко отражающим коммерческую цель исходного положения.

Применимое право и юрисдикция

Настоящие условия и договорные отношения с SGEM World Science регулируются правом Австрии с исключением коллизионных норм в допустимой законом степени.

По сделкам между предприятиями компетентен суд Вены, Австрия, если письменно не согласовано иное.

Если клиент является потребителем, обязательные законодательные правила о юрисдикции и применимом праве сохраняются.

Контакты

Вопросы о настоящих условиях или конкретном проекте KongressExpert можно направлять SGEM World Science по контактным данным на сайте KongressExpert.

Электронная почта: [email protected]
Телефон: +43 (1) 424 0031
Адрес: Haidingergasse 1, C/1113, 1030 Wien, Австрия