Leistungsumfang
KongressExpert erbringt professionelle Leistungen für Planung, Organisation, technische Umsetzung und Durchführung von Kongressen, Konferenzen, Ausstellungen, wissenschaftlichen Treffen und weiteren Fachveranstaltungen.
Je nach vereinbartem Projektumfang können die Leistungen insbesondere umfassen:
- Event- und Kongressplanung;
- Koordination des Veranstaltungsorts;
- technische Produktion und audiovisuelle Leistungen;
- technische und organisatorische Betreuung vor Ort;
- Anmelde- und Teilnehmendenmanagement;
- Koordination von Vortragenden und Programm;
- hybride und Online-Eventlösungen;
- Livestreaming und Aufzeichnung;
- Betreuung von Ausstellungen und Messeständen;
- Transport, Lagerung und Logistik;
- Bereitstellung von Ausstattung;
- Personalbereitstellung und operative Unterstützung;
- digitale Veranstaltungssysteme und Plattformen;
- Leistungen für Publikationen und Tagungsbände;
- Grafik-, Druck- und Druckvorstufenleistungen;
- Beratung und Projektkoordination;
- Leistungen externer Veranstaltungsorte, Auftragnehmer oder spezialisierter Partner.
Der genaue Umfang jedes Projekts ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot, der Projektbeschreibung, Auftragsbestätigung oder einer sonstigen schriftlichen Vereinbarung.
Nicht ausdrücklich im vereinbarten Umfang enthaltene Leistungen gelten als Zusatzleistungen und können gesondert verrechnet werden.
Angebote und Vertragsabschluss
Sofern nicht ausdrücklich anders angegeben, sind Angebote von KongressExpert bis zur schriftlichen Annahme und Bestätigung unverbindlich.
Ein Vertrag gilt als geschlossen, wenn:
- der Auftraggeber ein Angebot schriftlich annimmt;
- SGEM World Science eine schriftliche Auftragsbestätigung erteilt;
- eine gesonderte Projektvereinbarung unterzeichnet wurde; oder
- SGEM World Science auf ausdrücklichen Wunsch des Auftraggebers mit der Leistung beginnt.
Angebote beruhen auf den bei ihrer Erstellung verfügbaren Informationen.
Änderungen bei Teilnehmendenzahl, Anforderungen des Veranstaltungsortes, technischen Spezifikationen, Programmstruktur, Logistik, Terminen, Dauer, Personalbedarf oder anderen Projektparametern können zu einer Anpassung des vereinbarten Preises führen.
KongressExpert behält sich die Berichtigung offensichtlicher Schreib-, Rechen- oder Druckfehler vor.
Pflichten des Auftraggebers
Der Auftraggeber stellt alle für die ordnungsgemäße Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Entscheidungen, Freigaben, Materialien und Zugänge vollständig und rechtzeitig bereit.
Der Auftraggeber ist für Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der an KongressExpert übermittelten Informationen und Materialien verantwortlich.
Soweit relevant, gewährleistet der Auftraggeber rechtzeitig Zugang zu:
- Veranstaltungsorten und -räumen;
- technische Bereiche;
- Strom- und Netzwerkinfrastruktur;
- Lade- und Entladezonen;
- erforderlichen Genehmigungen und Bewilligungen;
- Daten von Teilnehmenden, Vortragenden oder Ausstellern;
- Branding- und Produktionsmaterialien;
- für das Projekt erforderlichen Systemen oder Plattformen Dritter.
Verzögerungen, Zusatzaufwand oder Kosten infolge unvollständiger, unrichtiger oder verspäteter Angaben des Auftraggebers können zusätzlich verrechnet werden.
Der Auftraggeber informiert KongressExpert unverzüglich über Umstände, die das Projekt wesentlich beeinflussen können.
Preise, Steuern und Zahlung
Preise ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder der Vereinbarung und verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.
Zahlungspläne, Anzahlungen und Fälligkeiten werden im jeweiligen Angebot, in der Rechnung oder Projektvereinbarung festgelegt.
Bei Projekten mit Vorabverpflichtungen kann KongressExpert vor Reservierung von Personal, Technik, Veranstaltungsorten oder Leistungen Dritter eine Anzahlung oder Vorauszahlung verlangen.
Auslagen für Dritte können im Voraus in Rechnung gestellt werden.
Sofern nicht anders vereinbart, sind Rechnungen innerhalb der dort angegebenen Zahlungsfrist fällig.
Der Auftraggeber darf Zahlungen wegen sachfremder Forderungen weder zurückbehalten noch aufrechnen, sofern diese nicht von SGEM World Science anerkannt oder rechtskräftig festgestellt wurden.
Bei Zahlungsverzug kann SGEM World Science nach angemessener Ankündigung weitere Leistungen aussetzen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
Kosten oder Folgen einer solchen Aussetzung trägt der Auftraggeber, soweit der Verzug ihm zuzurechnen ist.
Projektänderungen
Veranstaltungen entwickeln sich häufig während der Planung weiter. KongressExpert bemüht sich in angemessenem Umfang, gewünschte Änderungen umzusetzen.
Änderungen, die Leistungsumfang, Zeitplan, Personal, technische Anforderungen, Logistik oder Verpflichtungen gegenüber externen Lieferbetrieben wesentlich betreffen, können Folgendes erfordern:
- ein überarbeitetes Angebot;
- zusätzliche Entgelte;
- zusätzliches Personal oder zusätzliche Ausstattung;
- eine Anpassung der Leistungsfristen; oder
- Änderungen der vorgeschlagenen technischen oder organisatorischen Lösung.
Wesentliche Änderungen werden, soweit vernünftigerweise möglich, schriftlich bestätigt.
Dringende Anweisungen während einer Veranstaltung können bei operativer Machbarkeit umgesetzt werden und kostenpflichtige Zusatzleistungen darstellen.
Stornierung, Verschiebung und Leistungsreduktion
Da Kongress- und Veranstaltungsprojekte häufig Vorreservierungen, Personalplanung, Beschaffung und Verpflichtungen gegenüber externen Lieferbetrieben erfordern, können Stornierungen und Verschiebungen auch dann Kosten verursachen, wenn die Veranstaltung nicht stattfindet.
Individuelle Stornobedingungen in einem Angebot oder einer Vereinbarung gehen vor.
Sofern nicht anders vereinbart, bleibt der Auftraggeber bei Stornierung, Verschiebung oder wesentlicher Reduktion eines bestätigten Projekts verantwortlich für:
- bereits erbrachte Leistungen;
- bereits gebundener oder geleisteter Personalaufwand;
- eigens beschaffte oder reservierte Ausstattung oder Ressourcen;
- nicht erstattungsfähige Kosten für Veranstaltungsorte, Lieferbetriebe oder Subunternehmen;
- von Dritten erhobene Stornogebühren;
- angemessene Verwaltungs- und Projektkosten bis zur Stornierung;
- weitere speziell für das Projekt entstandene, nicht stornierbare Kosten.
KongressExpert bemüht sich, vermeidbare Stornokosten soweit wirtschaftlich möglich zu reduzieren.
Eine Verschiebung gilt nicht automatisch als Stornierung. Soweit möglich, kann SGEM World Science zustimmen, bereits erbrachte Leistungen oder gebundene Ressourcen teilweise auf einen Ersatztermin zu übertragen. Dies ist gesondert zu vereinbaren.
Leistungen Dritter
KongressExpert kann Leistungen Dritter vermitteln oder koordinieren, darunter Veranstaltungsorte, Hotels, Transportunternehmen, Vermieter, AV-Anbieter, Cateringbetriebe, Druckereien, Logistikunternehmen und weitere Spezialdienstleister.
Ist SGEM World Science nur als Vermittler oder Koordinator tätig, können die Vertrags- und Stornobedingungen des Dritten gelten.
SGEM World Science wählt und koordiniert externe Lieferbetriebe mit angemessener Sorgfalt, kann jedoch keine Umstände gewährleisten, die deren eigenständiger Kontrolle unterliegen.
Wird eine Drittleistung nicht verfügbar, kann KongressExpert nach Möglichkeit einen angemessenen Ersatz vorschlagen.
Wesentliche Kostenabweichungen werden dem Auftraggeber vor einer Bindung mitgeteilt, soweit die Umstände dies vernünftigerweise erlauben.
Veranstaltungsorte und örtliche Bedingungen
Die erfolgreiche technische und organisatorische Leistungserbringung kann von den Bedingungen am gewählten Veranstaltungsort abhängen.
KongressExpert ist nicht für Mängel außerhalb seines zumutbaren Einflussbereichs verantwortlich, etwa unzureichende Infrastruktur, mangelnde Stromkapazität, fehlende Internetverbindung, bauliche Beschränkungen, eingeschränkten Zugang oder Betriebsvorgaben des Veranstaltungsortes.
Erfordern solche Bedingungen zusätzliche Technik, Arbeitsleistung oder alternative technische Lösungen, können die daraus entstehenden Kosten nach Möglichkeit nach Abstimmung mit dem Auftraggeber gesondert verrechnet werden.
Technische Leistungen und Ausstattung
KongressExpert erbringt vereinbarte technische Leistungen mit professionell gewarteter Ausstattung und angemessenen branchenüblichen Verfahren.
Für kein technisches System kann jedoch unter allen Umständen ein unterbrechungsfreier Betrieb gewährleistet werden.
Vorübergehende Unterbrechungen durch Internetausfall, externe Netzdienste, Versorgungsunternehmen, Infrastruktur des Veranstaltungsortes, Plattformen Dritter oder andere Umstände außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs von SGEM World Science stellen für sich keine mangelhafte Leistung von KongressExpert dar.
Für kritische Veranstaltungsfunktionen können, soweit technisch und wirtschaftlich angemessen, geeignete Backup-Lösungen vorgeschlagen werden.
Der Auftraggeber sollte geschäftskritische Anforderungen in der Planungsphase benennen, damit geeignete Redundanzen in den Projektumfang aufgenommen werden können.
Fotografie, Aufzeichnung und Streaming
Sind Aufzeichnung, Fotografie, Streaming oder vergleichbare Medienleistungen Teil des Projekts, ist der Auftraggeber für die erforderlichen Genehmigungen, Teilnehmendeninformationen, Lizenzen und Einwilligungen zur beabsichtigten Nutzung verantwortlich, sofern diese Aufgaben nicht ausdrücklich SGEM World Science übertragen wurden.
KongressExpert ist nicht für Einschränkungen infolge fehlender Rechte Dritter, Musiklizenzen, Freigaben Vortragender oder Einwilligungen von Teilnehmenden verantwortlich, die in den Verantwortungsbereich des Auftraggebers fallen.
Geistiges Eigentum
Jede Partei behält das Eigentum an geistigem Eigentum, das bereits vor dem Projekt bestand.
Sofern nicht schriftlich anders vereinbart, bleibt SGEM World Science Eigentümerin ihrer:
- Software;
- Systeme;
- Vorlagen;
- technische Methoden;
- Arbeitsabläufe;
- Quellcode;
- Designsysteme;
- betriebliche Abläufe;
- Know-how-Bestände;
- wiederverwendbare Komponenten und Werkzeuge.
Nach vollständiger Zahlung darf der Auftraggeber projektspezifische Ergebnisse für den vereinbarten Zweck und im vereinbarten Umfang nutzen.
Software, Schriften, Medien, Plattformen, Stockmaterialien oder andere lizenzierte Komponenten Dritter unterliegen weiterhin deren Lizenzbedingungen.
Der Auftraggeber gewährleistet, dass von ihm bereitgestellte Materialien rechtmäßig für das Projekt verwendet werden dürfen, und wird SGEM World Science nicht wissentlich zur Verletzung von Rechten Dritter veranlassen.
Vertraulichkeit
Jede Partei behandelt nicht öffentliche wirtschaftliche, technische und organisatorische Informationen der anderen Partei vertraulich und verwendet sie ausschließlich für projektbezogene Zwecke.
Diese Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die:
- ohne Verletzung der Vertraulichkeit bereits öffentlich verfügbar sind;
- der empfangenden Partei vor Offenlegung rechtmäßig bekannt waren;
- ohne Nutzung vertraulicher Informationen unabhängig entwickelt wurden;
- rechtmäßig aus einer anderen Quelle bezogen wurden; oder
- aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder einer verbindlichen Anordnung einer zuständigen Behörde offengelegt werden müssen.
Bei Bedarf können weitergehende Vertraulichkeitspflichten gesondert vereinbart werden.
Datenschutz
Personenbezogene Daten werden nach dem anwendbaren Datenschutzrecht und der Datenschutzinformation von SGEM World Science veröffentlicht.
Verarbeitet SGEM World Science personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Auftraggebers und ist eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung erforderlich, schließen die Parteien eine entsprechende Vereinbarung.
Der Auftraggeber bleibt dafür verantwortlich, dass an KongressExpert übermittelte personenbezogene Daten rechtmäßig erhoben wurden und für den vorgesehenen Zweck verarbeitet werden dürfen.
Haftung
SGEM World Science erfüllt ihre vertraglichen Pflichten mit angemessener beruflicher Sorgfalt.
Die Haftung richtet sich nach dem anwendbaren Recht.
Soweit bei Geschäften zwischen Unternehmen gesetzlich zulässig, haftet SGEM World Science nicht für indirekte oder Folgeschäden, entgangenen Gewinn, entgangene Geschäftsmöglichkeiten oder Schäden aus Umständen außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs.
Keine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen schließt oder beschränkt die Haftung, soweit ein solcher Ausschluss oder eine solche Beschränkung nach zwingendem Recht unzulässig ist.
Der Auftraggeber hat, soweit nach Art und Umfang des Projekts angemessen, geeigneten Versicherungsschutz für Veranstaltung, Eigentum und wirtschaftliche Risiken vorzuhalten.
Höhere Gewalt
Keine Partei ist für Nichterfüllung oder Verzögerung verantwortlich, wenn die Leistung durch Umstände außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs verhindert oder wesentlich beeinträchtigt wird.
Zu solchen Umständen können insbesondere gehören:
- Naturkatastrophen;
- extreme Wetterereignisse;
- Feuer oder Überschwemmung;
- epidemie- oder pandemiebedingte Maßnahmen;
- Krieg, Terrorismus oder zivile Unruhen;
- behördliche Beschränkungen;
- Streiks oder schwerwiegende Arbeitsausfälle;
- Unterbrechung öffentlicher Versorgungsleistungen;
- schwerwiegende Telekommunikations- oder Internetausfälle;
- Transportstörungen;
- Schließung des Veranstaltungsorts;
- Grenz- oder Reisebeschränkungen;
- Ausfall kritischer Infrastruktur Dritter.
Die betroffene Partei informiert die andere Partei so bald wie vernünftigerweise möglich.
Die Parteien prüfen nach Treu und Glauben, ob das Projekt verschoben, geändert oder alternativ durchgeführt werden kann.
Bereits entstandene Kosten und unvermeidbare Verpflichtungen gegenüber Dritten werden nach den Umständen des Einzelfalls und dem anwendbaren Recht angemessen behandelt.
Sicherheit und Compliance
KongressExpert und der Auftraggeber halten die für ihren jeweiligen Verantwortungsbereich geltenden Sicherheitsanforderungen und Veranstaltungsortregeln ein.
KongressExpert kann eine Anweisung ablehnen, die nach angemessener fachlicher Beurteilung:
- ein unvertretbares Sicherheitsrisiko schaffen würde;
- gegen geltendes Recht verstoßen;
- gegen die Regeln des Veranstaltungsorts verstoßen;
- Ausstattung oder Infrastruktur gefährden; oder
- den sicheren Betrieb der Veranstaltung wesentlich beeinträchtigen würde.
Eine solche Ablehnung stellt keine Vertragsverletzung dar, wenn die Anweisung nicht vernünftigerweise oder rechtmäßig ausgeführt werden konnte.
Beauftragung von Subunternehmen
SGEM World Science kann qualifizierte Beschäftigte, freie Mitarbeitende, Auftragnehmer oder spezialisierte Lieferbetriebe mit Teilen der vereinbarten Leistungen beauftragen.
SGEM World Science bleibt für die eigenen vertraglichen Pflichten verantwortlich, außer eine Drittleistung wurde ausdrücklich direkt zwischen Auftraggeber und Drittem vereinbart.
Referenzen und Projektdokumentation
Sofern nicht anders vereinbart, darf SGEM World Science öffentlich angekündigte Veranstaltungen als Referenz nennen und angeben, dass KongressExpert Leistungen dafür erbracht hat.
Vertrauliche Informationen, nicht veröffentlichte Geschäftsinformationen oder private Projektdokumentation werden nicht ohne Genehmigung offengelegt.
Enthalten Fotografien oder Aufzeichnungen identifizierbare Personen, unterliegt ihre Nutzung den anwendbaren Rechten und Datenschutzanforderungen.
Der Auftraggeber kann schriftlich verlangen, dass ein Projekt vertraulich bleibt.
Verbraucherrechte
KongressExpert-Leistungen richten sich vorwiegend an professionelle, institutionelle und geschäftliche Auftraggeber.
Ist der Auftraggeber Verbraucher im Sinne des anwendbaren Rechts, bleiben alle zwingenden Verbraucherschutzrechte von diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen unberührt.
Gesetzliche Rücktrittsrechte, zwingende Informationspflichten und sonstige Verbraucherrechte gelten im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang.
Keine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist so auszulegen, dass ein gesetzlich nicht abdingbares oder beschränkbares Verbraucherrecht ausgeschlossen wird.
Kommunikation
Operative Anweisungen, Freigaben und vertragliche Mitteilungen können elektronisch erfolgen, sofern Gesetz oder Vereinbarung keine besondere Form verlangen.
Der Auftraggeber stellt aktuelle Kontaktdaten bereit und benennt Personen, die in seinem Namen operative oder geschäftliche Anweisungen erteilen dürfen.
Salvatorische Klausel
Ist eine Bestimmung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam oder nicht durchsetzbar, bleiben die übrigen Bestimmungen im gesetzlich zulässigen Umfang unberührt.
Die unwirksame Bestimmung wird, soweit angemessen, durch eine wirksame ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt.
Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Vertragsverhältnisse mit SGEM World Science unterliegen österreichischem Recht unter Ausschluss der Kollisionsnormen, soweit gesetzlich zulässig.
Für Geschäfte zwischen Unternehmen ist, sofern nicht schriftlich anders vereinbart, das sachlich zuständige Gericht in Wien, Österreich, zuständig.
Ist der Auftraggeber Verbraucher, bleiben zwingende gesetzliche Vorschriften zu Gerichtsstand und anwendbarem Recht unberührt.
Kontakt
Fragen zu diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder einem bestimmten KongressExpert-Projekt können über die auf der KongressExpert-Website veröffentlichten Kontaktdaten an SGEM World Science gerichtet werden.
- E-Mail
- [email protected]
- Telefon
- +43 (1) 424 0031
- Adresse
- Haidingergasse 1, C/1113, 1030 Wien, Österreich
