Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit KongressExpert, einem professionellen Kongress-, Konferenz- und Veranstaltungsservice, der betrieben wird von SGEM World Science.
SGEM World Science verpflichtet sich, personenbezogene Daten zu schützen und sie rechtmäßig, nach Treu und Glauben sowie transparent zu verarbeiten – im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“), dem anwendbaren österreichischen Datenschutzrecht und weiteren einschlägigen gesetzlichen Anforderungen.
Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten, die über die KongressExpert-Website sowie im Zusammenhang mit Anfragen, Angeboten, Projekten, Veranstaltungen, Anmeldungen und damit verbundenen professionellen Leistungen verarbeitet werden.
Für Verarbeitungstätigkeiten, bei denen SGEM World Science Zwecke und Mittel der Verarbeitung festlegt, ist Verantwortlicher:
SGEM World Science
Die vollständige Firmenbezeichnung, die eingetragene Anschrift und die Kontaktdaten des Betreibers finden Sie im Rechtliche Hinweise / Impressum dieser Website.
Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten können über die auf der Website veröffentlichten Kontaktdaten übermittelt werden.
Je nach Projekt kann SGEM World Science personenbezogene Daten in unterschiedlichen datenschutzrechtlichen Rollen verarbeiten.
SGEM World Science ist grundsätzlich Verantwortlicher, wenn sie über Zweck und Art der Verarbeitung entscheidet, beispielsweise bei:
Bei bestimmten Kundenveranstaltungen kann SGEM World Science Daten von Teilnehmenden, Vortragenden, Ausstellern oder anderen Personen ausschließlich im Auftrag des Auftraggebers verarbeiten.
In diesen Fällen bleibt der Auftraggeber in der Regel Verantwortlicher, während SGEM World Science gemäß dessen dokumentierten Weisungen und – sofern erforderlich – auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung als Auftragsverarbeiter tätig wird.
Die genaue Aufteilung der Verantwortlichkeiten hängt von den Umständen des jeweiligen Projekts ab.
Abhängig von Ihrer Interaktion mit KongressExpert und den betroffenen Leistungen können wir folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten.
Dazu können gehören:
Dazu können gehören:
Soweit für eine Veranstaltung relevant, kann dies umfassen:
Dazu können gehören:
Zahlungskarten- oder Bankdaten können gegebenenfalls von autorisierten Zahlungs- oder Finanzdienstleistern verarbeitet werden.
Bei Nutzung unserer Website können technische Informationen automatisch verarbeitet werden, darunter:
Wenn Sie uns kontaktieren oder im Rahmen einer Projektanfrage Informationen hochladen, können wir Folgendes verarbeiten:
Bitte übermitteln Sie keine personenbezogenen Daten, die für die jeweilige Anfrage oder das Projekt nicht erforderlich sind.
Bestimmte Veranstaltungsanforderungen können ausnahmsweise Informationen betreffen, die nach der DSGVO zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten zählen.
Zum Beispiel:
Wir erheben solche Informationen nur, wenn sie für die angefragte Leistung relevant und erforderlich sind.
Verlangt die DSGVO eine ausdrückliche Einwilligung oder eine andere besondere Rechtsgrundlage, wird diese vor der Verarbeitung eingeholt oder festgestellt.
Auftraggeber, die solche Informationen über andere Personen bereitstellen, müssen sicherstellen, dass sie dazu berechtigt sind und alle anwendbaren Datenschutzanforderungen erfüllt wurden.
Wir können personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten:
Zu folgenden Zwecken:
Zu folgenden Zwecken:
Soweit anwendbar, um:
Zu folgenden Zwecken:
Zu folgenden Zwecken:
Soweit angemessen und rechtlich zulässig, können Informationen verwendet werden, um:
Soweit möglich, werden dafür aggregierte oder anonymisierte Informationen verwendet.
Soweit gesetzlich zulässig, können wir bestehende oder potenzielle Geschäftskontakte über Leistungen, Projekte oder damit verbundene berufliche Aktivitäten informieren.
Ist gesetzlich eine Einwilligung erforderlich, werden solche Mitteilungen erst nach Erteilung einer wirksamen Einwilligung versendet.
Sie können Direktmarketing jederzeit widersprechen.
Je nach Umständen verarbeitet SGEM World Science personenbezogene Daten auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen.
Article 6(1)(b) GDPR
Die Verarbeitung kann erforderlich sein, um:
Article 6(1)(c) GDPR
Bestimmte Informationen müssen zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeitet oder aufbewahrt werden, insbesondere aufgrund buchhalterischer, steuerlicher, unternehmensrechtlicher und regulatorischer Vorgaben.
Article 6(1)(f) GDPR
Soweit angemessen, kann die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruhen, darunter:
Bei einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen berücksichtigen wir die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen.
Article 6(1)(a) GDPR
Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
Bei besonderen Datenkategorien kann, soweit erforderlich, eine ausdrückliche Einwilligung gemäß Article 9 GDPR.
Für Veranstaltungsprojekte kann SGEM World Science personenbezogene Daten erhalten von:
Beispielsweise kann eine Organisation, die KongressExpert beauftragt, eine für die Veranstaltungsverwaltung notwendige Liste von Teilnehmenden oder Vortragenden bereitstellen.
Stellt eine andere Organisation die Daten bereit und bleibt Verantwortlicher, ist sie für die erforderlichen Datenschutzinformationen und eine rechtmäßige Grundlage der Datenübermittlung verantwortlich.
Soweit SGEM World Science Zwecke und Mittel einer weiteren Verarbeitung selbst festlegt, erfüllt sie ihre eigenen Pflichten als Verantwortlicher.
Personenbezogene Daten werden nur Personen und Organisationen zugänglich gemacht, die sie für berechtigte betriebliche Zwecke benötigen.
Je nach Projekt können Empfänger sein:
Es werden nur die für den jeweiligen Zweck vernünftigerweise erforderlichen Informationen offengelegt.
Verarbeiten Dritte personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag von SGEM World Science, werden – soweit nach der DSGVO erforderlich – geeignete vertragliche Vereinbarungen eingesetzt.
SGEM World Science ist bestrebt, personenbezogene Daten soweit vernünftigerweise möglich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums zu verarbeiten.
Bestimmte technische Anbieter, Cloud-Dienste, Kommunikationssysteme oder internationale Projektpartner können jedoch eine Verarbeitung außerhalb des EWR mit sich bringen.
Werden personenbezogene Daten in ein Land außerhalb des EWR übermittelt, verwendet SGEM World Science, soweit erforderlich, einen geeigneten Übermittlungsmechanismus, etwa:
Soweit nach anwendbarem Recht erforderlich, können zusätzliche Schutzmaßnahmen umgesetzt werden.
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den Erhebungszweck vernünftigerweise erforderlich ist, sowie für zusätzliche gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume.
Speicherfristen hängen von der Art der Informationen ab und können beeinflusst werden durch:
Nicht erfolgreiche Anfragen und Projektanfragen können für einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden, soweit dies für Nachverfolgung, Dokumentation oder berechtigte geschäftliche Zwecke erforderlich ist.
Werden personenbezogene Daten nicht mehr benötigt und besteht keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung, werden sie gelöscht, anonymisiert oder anderweitig aus der aktiven Verarbeitung entfernt.
Beim Zugriff auf die KongressExpert-Website kann die Hosting-Infrastruktur automatisch technische Informationen erfassen, die für Betrieb und Sicherheit erforderlich sind.
Dazu können gehören:
Server-Logs werden vor allem verwendet für:
Sie werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke angemessen ist, sofern eine längere Aufbewahrung nicht zur Untersuchung eines bestimmten Sicherheitsvorfalls oder Rechtsanspruchs erforderlich ist.
Die KongressExpert-Website kann Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden.
Technologien, die für Funktion, Sicherheit oder die Bereitstellung eines ausdrücklich angeforderten Dienstes unbedingt erforderlich sind, können im gesetzlich zulässigen Umfang ohne freiwillige Einwilligung eingesetzt werden.
Analyse-, Marketing-, externe Medien- oder sonstige nicht erforderliche Technologien werden nur aktiviert, wenn die gesetzlich erforderliche Einwilligung vorliegt.
Soweit ein Einwilligungsmanagement bereitgestellt wird, können Nutzerinnen und Nutzer freiwillige Cookie-Einwilligungen über die entsprechenden Einstellungen verwalten oder widerrufen.
Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung.
Weitere Einzelheiten zu Technologien, Anbietern, Zwecken und Speicherfristen können in den Cookie-Einstellungen oder einer gesonderten Cookie-Richtlinie bereitgestellt werden.
Die Website oder Leistungen können Links zu oder Integrationen mit Plattformen Dritter enthalten.
Dazu können insbesondere gehören:
Dienste Dritter können personenbezogene Daten in eigener Verantwortung verarbeiten.
Soweit technisch möglich und rechtlich erforderlich, werden optionale Dienste Dritter erst nach Erteilung der notwendigen Einwilligung aktiviert.
SGEM World Science ist nicht für eigenständige Verarbeitungen Dritter außerhalb ihres Einflussbereichs verantwortlich.
Nutzerinnen und Nutzer sollten gegebenenfalls die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters beachten.
Professionelle Veranstaltungen können Fotografie, Videoaufzeichnung, Livestreaming oder andere Formen der Medienproduktion umfassen.
Legt SGEM World Science den Zweck einer solchen Verarbeitung fest, werden die Teilnehmenden nach Maßgabe des anwendbaren Rechts informiert.
Die Rechtsgrundlage hängt von den Umständen ab und kann umfassen:
Erbringt KongressExpert Foto-, Aufzeichnungs- oder Streamingdienste ausschließlich im Auftrag eines Auftraggebers, kann dieser für die Bestimmung der Rechtsgrundlage und die Information der Teilnehmenden verantwortlich bleiben.
Spezifische Veranstaltungshinweise können diese Datenschutzerklärung ergänzen.
Kontaktieren Sie KongressExpert per E-Mail oder über einen anderen Kommunikationskanal, werden die darin enthaltenen Informationen zur Beantwortung und Bearbeitung des Anliegens verarbeitet.
Geschäftliche Korrespondenz kann aufbewahrt werden, soweit dies erforderlich ist für:
Bitte senden Sie keine vertraulichen oder sensiblen personenbezogenen Informationen, sofern diese für das jeweilige Anliegen nicht erforderlich sind.
Soweit SGEM World Science Direktwerbung versendet, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich im gesetzlich zulässigen Rahmen.
Ist eine Einwilligung erforderlich, werden Werbemitteilungen erst nach deren Erteilung versendet.
Sie haben das Recht, der Verarbeitung personenbezogener Daten für Direktmarketingzwecke jederzeit zu widersprechen.
Nach Ihrem Widerspruch werden Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zweck nicht mehr verwendet.
SGEM World Science setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen vor:
Die Maßnahmen werden nach Art der Informationen, der Verarbeitung und den vernünftigerweise vorhersehbaren Risiken ausgewählt.
Der Zugang zu personenbezogenen Daten ist auf autorisierte Personen beschränkt, die ihn für berechtigte berufliche Zwecke benötigen.
Für kein elektronisches System und keine Übertragungsmethode kann vollständige Sicherheit garantiert werden. Sicherheitsmaßnahmen werden daher regelmäßig überprüft und bei Bedarf verbessert.
Vorbehaltlich der Voraussetzungen und Einschränkungen der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und Zugang zu diesen Daten erhalten.
Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
Sie können die Löschung personenbezogener Daten verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Sie können unter den in der DSGVO vorgesehenen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Soweit anwendbar, können Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.
Beruht die Verarbeitung auf berechtigten Interessen, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen.
Der Verarbeitung für Direktmarketingzwecke können Sie jederzeit widersprechen.
Beruht die Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Soweit anwendbar, haben Sie Rechte in Bezug auf ausschließlich automatisierte Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen.
Anträge zu Ihren personenbezogenen Daten können über die im Impressum oder auf der KongressExpert-Website veröffentlichten Kontaktdaten an SGEM World Science gerichtet werden.
Zum Schutz personenbezogener Informationen können wir angemessene Angaben zur Identitätsprüfung der antragstellenden Person verlangen.
Anträge werden innerhalb der im anwendbaren Datenschutzrecht festgelegten Fristen und Anforderungen bearbeitet.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet wurden, können Sie Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen.
Für SGEM World Science in Österreich ist die zuständige Aufsichtsbehörde:
Österreichische Datenschutzbehörde
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Österreich
Betroffene Personen können sich im Rahmen der DSGVO gegebenenfalls auch an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde in der Europäischen Union wenden.
SGEM World Science setzt grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling ein, die gegenüber Personen rechtliche Wirkung entfaltet oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigt.
Wird eine solche Verarbeitung für eine bestimmte Leistung eingeführt, erhalten die betroffenen Personen die gesetzlich erforderlichen Informationen.
KongressExpert ist ein professioneller Kongress- und Veranstaltungsservice und richtet sich nicht primär an Kinder.
Sind Minderjährige rechtmäßig an einer Veranstaltung beteiligt, müssen je nach Umständen und anwendbarem Recht geeignete Regelungen zu Einwilligung, Aufsicht und Datenverarbeitung getroffen werden.
Auftraggeber, die KongressExpert personenbezogene Daten bereitstellen, müssen sicherstellen, dass:
Dies ist besonders wichtig, wenn Auftraggeber Daten von Teilnehmenden, Vortragenden, Beschäftigten, Ausstellern oder Gästen bereitstellen.
Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden, um Folgendes abzubilden:
Die jeweils aktuelle Fassung wird zusammen mit dem Datum der letzten Aktualisierung auf der KongressExpert-Website veröffentlicht.
Wesentliche Änderungen können gesondert mitgeteilt werden, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch KongressExpert richten Sie bitte an SGEM World Science unter Verwendung der auf dieser Website veröffentlichten Kontaktdaten.
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