Ambito dei servizi
KongressExpert presta servizi professionali relativi alla pianificazione, organizzazione, realizzazione tecnica e gestione di congressi, conferenze, esposizioni, incontri scientifici e altri eventi professionali.
In base all’ambito concordato, i servizi possono comprendere, tra l’altro:
- pianificazione di eventi e congressi;
- coordinamento della sede;
- produzione tecnica e servizi audiovisivi;
- assistenza tecnica e organizzativa in sede;
- registrazione e gestione dei partecipanti;
- coordinamento di relatori e programma;
- soluzioni per eventi ibridi e online;
- streaming dal vivo e registrazione;
- assistenza per esposizioni e stand;
- trasporto, deposito e logistica;
- fornitura di attrezzature;
- personale e supporto operativo;
- sistemi e piattaforme digitali per eventi;
- servizi relativi a pubblicazioni e atti;
- servizi grafici, di stampa e prestampa;
- consulenza e coordinamento del progetto;
- servizi forniti da sedi esterne, appaltatori o partner specializzati.
L’ambito esatto di ciascun progetto è determinato dal preventivo, dalla descrizione del progetto, dalla conferma d’ordine o da altro accordo scritto applicabile.
Ogni servizio non espressamente incluso nell’ambito concordato è considerato aggiuntivo e può essere fatturato separatamente.
Preventivi e conclusione del contratto
Salvo espressa indicazione contraria, i preventivi di KongressExpert non sono vincolanti fino all’accettazione e conferma scritta.
Il contratto si considera concluso quando:
- il Cliente accetta per iscritto un preventivo o una proposta;
- SGEM World Science emette una conferma d’ordine scritta;
- viene firmato un accordo di progetto separato; oppure
- SGEM World Science avvia la prestazione su esplicita richiesta del Cliente.
I preventivi si basano sulle informazioni disponibili al momento della loro preparazione.
Modifiche al numero di partecipanti, ai requisiti della sede, alle specifiche tecniche, alla struttura del programma, alla logistica, alle date, alla durata, al personale o ad altri parametri possono comportare un adeguamento del prezzo concordato.
KongressExpert si riserva il diritto di correggere evidenti errori materiali, di calcolo o tipografici.
Responsabilità del Cliente
Il Cliente deve fornire in modo completo e tempestivo tutte le informazioni, decisioni, approvazioni, materiali e accessi necessari alla corretta prestazione dei servizi concordati.
Il Cliente è responsabile dell’esattezza e liceità delle informazioni e dei materiali forniti a KongressExpert.
Ove pertinente, il Cliente assicura il tempestivo accesso a:
- sedi e locali dell’evento;
- aree tecniche;
- infrastruttura elettrica e di rete;
- zone di carico e scarico;
- permessi e autorizzazioni necessari;
- informazioni su partecipanti, relatori o espositori;
- materiali di branding e produzione;
- sistemi o piattaforme di terzi necessari al progetto.
Ritardi, attività aggiuntive o costi derivanti da informazioni incomplete, errate o tardive fornite dal Cliente possono essere addebitati separatamente.
Il Cliente informa tempestivamente KongressExpert di ogni circostanza che possa incidere in modo sostanziale sul progetto.
Prezzi, imposte e pagamento
I prezzi sono indicati nel preventivo o accordo applicabile e si intendono al netto dell’IVA, salvo espressa indicazione contraria.
Scadenze di pagamento, anticipi e date di esigibilità sono specificati nel relativo preventivo, fattura o accordo di progetto.
Per progetti che richiedono impegni anticipati, KongressExpert può richiedere un deposito o pagamento anticipato prima di riservare personale, attrezzature, sedi o servizi di terzi.
Le spese di terzi possono essere fatturate anticipatamente.
Salvo diverso accordo, le fatture devono essere pagate entro il termine indicato.
Il Cliente non può trattenere o compensare pagamenti con pretese non correlate, salvo che siano state riconosciute da SGEM World Science o definitivamente accertate da un’autorità competente.
In caso di ritardo nel pagamento, SGEM World Science può sospendere le ulteriori prestazioni dopo un ragionevole preavviso, ove legalmente consentito.
I costi o le conseguenze della sospensione restano a carico del Cliente quando il ritardo gli è imputabile.
Modifiche al progetto
Gli eventi cambiano spesso durante la pianificazione. KongressExpert compirà ragionevoli sforzi per accogliere le modifiche richieste.
Ogni modifica che incida sostanzialmente su ambito, tempi, personale, requisiti tecnici, logistica o impegni verso fornitori esterni può richiedere:
- un preventivo aggiornato;
- costi aggiuntivi;
- personale o attrezzature aggiuntivi;
- la modifica dei termini di consegna; oppure
- modifiche alla soluzione tecnica o organizzativa proposta.
Le modifiche significative sono confermate per iscritto quando ragionevolmente possibile.
Istruzioni urgenti impartite durante un evento possono essere attuate se operativamente fattibili e possono costituire servizi aggiuntivi a pagamento.
Annullamento, rinvio e riduzione dell’ambito
Poiché i progetti congressuali richiedono spesso prenotazioni, personale, acquisti e impegni anticipati con fornitori esterni, annullamenti e rinvii possono generare costi anche quando l’evento non si svolge.
Prevalgono le condizioni specifiche di annullamento previste in un preventivo o accordo individuale.
Salvo diverso accordo, se il Cliente annulla, rinvia o riduce sostanzialmente l’ambito di un progetto confermato, resta responsabile di:
- servizi già prestati;
- tempo del personale già impegnato o lavorato;
- attrezzature o risorse acquistate o riservate specificamente;
- oneri non rimborsabili di sedi, fornitori o subappaltatori;
- penali di annullamento imposte da terzi;
- ragionevoli costi amministrativi e di progetto sostenuti prima dell’annullamento;
- altri costi irrevocabili sostenuti specificamente per il progetto.
KongressExpert compirà ragionevoli sforzi per ridurre i costi di annullamento evitabili, ove commercialmente praticabile.
Un rinvio non costituisce automaticamente un annullamento. Ove possibile, SGEM World Science può concordare il trasferimento di parte delle attività già svolte o delle risorse impegnate a una nuova data. Tale accordo deve essere definito separatamente.
Servizi di terzi
KongressExpert può organizzare o coordinare servizi di terzi, tra cui sedi, alberghi, trasportatori, società di noleggio, fornitori audiovisivi, catering, tipografie, imprese logistiche e altri operatori specializzati.
Quando SGEM World Science agisce esclusivamente come intermediario o coordinatore, possono applicarsi le condizioni contrattuali e di annullamento del terzo.
SGEM World Science applica ragionevole diligenza nella scelta e nel coordinamento dei fornitori esterni, ma non può garantire circostanze soggette al controllo indipendente di tali fornitori.
Se un servizio di terzi non è più disponibile, KongressExpert può proporre, ove possibile, un’alternativa ragionevole.
Ogni differenza sostanziale di costo sarà comunicata al Cliente prima di assumere l’impegno, quando le circostanze lo consentano ragionevolmente.
Sedi degli eventi e condizioni locali
La corretta prestazione dei servizi tecnici e organizzativi può dipendere dalle condizioni della sede scelta.
KongressExpert non risponde di carenze al di fuori del proprio ragionevole controllo, comprese infrastrutture inadeguate, capacità elettrica insufficiente, connessione Internet non disponibile, limitazioni dell’edificio o regole operative imposte dalla sede.
Se tali condizioni richiedono attrezzature, manodopera o soluzioni tecniche alternative, i relativi costi possono essere addebitati separatamente previa consultazione del Cliente, ove praticabile.
Servizi tecnici e attrezzature
KongressExpert presta i servizi tecnici concordati con attrezzature mantenute professionalmente e procedure ragionevoli conformi agli standard di settore.
Nessun sistema tecnico può tuttavia essere garantito come privo di interruzioni in ogni circostanza.
Le interruzioni temporanee causate da guasti Internet, servizi di rete esterni, utenze pubbliche, infrastrutture della sede, piattaforme di terzi o altre circostanze fuori dal ragionevole controllo di SGEM World Science non costituiscono di per sé una prestazione difettosa di KongressExpert.
Per le funzioni critiche possono essere proposte soluzioni di riserva adeguate, quando tecnicamente e commercialmente ragionevole.
Il Cliente deve individuare i requisiti essenziali in fase di pianificazione, affinché un’adeguata ridondanza possa essere inclusa nell’ambito del progetto.
Fotografia, registrazione e streaming
Quando registrazione, fotografia, streaming o servizi analoghi fanno parte del progetto, il Cliente deve assicurarsi di disporre di autorizzazioni, informative ai partecipanti, licenze e consensi necessari all’uso previsto, salvo espressa attribuzione di tali responsabilità a SGEM World Science.
KongressExpert non risponde delle limitazioni derivanti dalla mancanza di diritti di terzi, licenze musicali, autorizzazioni dei relatori o consensi dei partecipanti di competenza del Cliente.
Proprietà intellettuale
Ciascuna parte conserva la titolarità della proprietà intellettuale preesistente al progetto.
Salvo diverso accordo scritto, SGEM World Science conserva la titolarità di:
- software;
- sistemi;
- modelli;
- metodi tecnici;
- flussi di lavoro;
- codice sorgente;
- sistemi di design;
- processi operativi;
- know-how;
- componenti e strumenti riutilizzabili.
Dopo il pagamento integrale, il Cliente può utilizzare i risultati specifici del progetto per lo scopo e nell’ambito concordati.
Software, caratteri, media, piattaforme, materiali d’archivio o altri componenti di terzi restano soggetti alle rispettive condizioni di licenza.
Il Cliente garantisce che i materiali forniti possono essere utilizzati lecitamente per il progetto e non richiederà consapevolmente a SGEM World Science di violare diritti di terzi.
Riservatezza
Ciascuna parte tratta come riservate le informazioni commerciali, tecniche e organizzative non pubbliche ricevute dall’altra parte e le utilizza esclusivamente per finalità connesse al progetto.
Tale obbligo non si applica alle informazioni che:
- sono già pubblicamente disponibili senza violazione della riservatezza;
- erano lecitamente note alla parte ricevente prima della divulgazione;
- sono sviluppate indipendentemente senza usare informazioni riservate;
- sono ottenute lecitamente da un’altra fonte; oppure
- devono essere divulgate per legge o in forza di un ordine vincolante dell’autorità competente.
Ove necessario, possono essere concordati separatamente obblighi di riservatezza più dettagliati.
Protezione dei dati
I dati personali sono trattati conformemente alla normativa applicabile sulla protezione dei dati e all’ informativa sulla privacy pubblicati da SGEM World Science.
Quando SGEM World Science tratta dati personali esclusivamente per conto del Cliente e le circostanze richiedono un accordo sul trattamento, le parti stipulano un accordo adeguato.
Il Cliente resta responsabile di garantire che i dati personali forniti a KongressExpert siano stati raccolti e possano essere trattati lecitamente per lo scopo previsto.
Responsabilità
SGEM World Science adempie ai propri obblighi contrattuali con ragionevole diligenza professionale.
La responsabilità è determinata conformemente alla legge applicabile.
Nei limiti legalmente consentiti nei rapporti tra imprese, SGEM World Science non risponde di perdite indirette o consequenziali, mancato profitto atteso, perdita di opportunità commerciali o danni derivanti da circostanze fuori dal proprio ragionevole controllo.
I presenti termini e condizioni non escludono né limitano la responsabilità quando tale esclusione o limitazione sia vietata da norme imperative.
Il Cliente è tenuto a mantenere un’adeguata copertura assicurativa per l’evento, i beni e i rischi commerciali, secondo la natura e la portata del progetto.
Forza maggiore
Nessuna parte risponde dell’inadempimento o del ritardo quando la prestazione sia impedita o sostanzialmente compromessa da circostanze oltre il proprio ragionevole controllo.
Tali circostanze possono comprendere, a titolo non esaustivo:
- catastrofi naturali;
- condizioni meteorologiche estreme;
- incendi o inondazioni;
- misure connesse a epidemie o pandemie;
- guerra, terrorismo o disordini civili;
- restrizioni governative;
- scioperi o gravi interruzioni del lavoro;
- interruzione delle utenze pubbliche;
- gravi guasti delle telecomunicazioni o di Internet;
- interruzioni dei trasporti;
- chiusura della sede;
- restrizioni alle frontiere o ai viaggi;
- guasto di infrastrutture critiche di terzi.
La parte interessata informa l’altra parte non appena ragionevolmente possibile.
Le parti collaborano in buona fede per stabilire se il progetto possa essere rinviato, modificato o realizzato con una soluzione alternativa.
I costi già sostenuti e gli impegni inevitabili verso terzi saranno trattati equamente secondo le circostanze e la legge applicabile.
Sicurezza e conformità
KongressExpert e il Cliente rispettano i requisiti di sicurezza e le regole della sede applicabili alle rispettive responsabilità.
KongressExpert può rifiutare un’istruzione che, secondo una ragionevole valutazione professionale:
- crei un rischio di sicurezza inaccettabile;
- violare la legge applicabile;
- violazione delle regole della sede;
- mettere in pericolo attrezzature o infrastrutture; oppure
- comprometta sostanzialmente lo svolgimento sicuro dell’evento.
Tale rifiuto non costituisce inadempimento quando l’istruzione non possa essere eseguita ragionevolmente o lecitamente.
Subappalto
SGEM World Science può avvalersi di dipendenti qualificati, liberi professionisti, appaltatori o fornitori specializzati per eseguire parti dei servizi concordati.
SGEM World Science resta responsabile dei propri obblighi contrattuali, salvo quando un servizio di terzi sia stato espressamente contrattato direttamente tra il Cliente e il terzo.
Referenze e documentazione di progetto
Salvo diverso accordo, SGEM World Science può citare come referenze professionali eventi annunciati pubblicamente e indicare che KongressExpert ha prestato servizi per l’evento.
Informazioni riservate, dati commerciali non pubblicati o documentazione privata del progetto non saranno divulgati senza autorizzazione.
Quando fotografie o registrazioni contengono persone identificabili, il loro utilizzo resta soggetto ai diritti applicabili e ai requisiti di protezione dei dati.
Il Cliente può richiedere per iscritto che un progetto resti riservato.
Diritti dei consumatori
I servizi KongressExpert sono destinati principalmente a clienti professionali, istituzionali e commerciali.
Se il Cliente è un consumatore ai sensi della legge applicabile, tutti i diritti inderogabili di tutela del consumatore restano impregiudicati.
Ogni diritto legale di recesso, obbligo informativo o altro diritto del consumatore si applica nella misura prevista dalla legge.
Nessuna disposizione dei presenti termini e condizioni deve essere interpretata come esclusione di un diritto del consumatore che non possa essere lecitamente rinunciato o limitato.
Comunicazioni
Istruzioni operative, approvazioni e comunicazioni contrattuali possono essere trasmesse elettronicamente, salvo che la legge o l’accordo applicabile richiedano una forma specifica.
Il Cliente è responsabile di fornire recapiti aggiornati e di individuare le persone autorizzate a impartire istruzioni operative o commerciali per suo conto.
Clausola di salvaguardia
Se una disposizione dei presenti termini e condizioni è ritenuta invalida o inapplicabile, le restanti disposizioni restano impregiudicate nei limiti legalmente consentiti.
La disposizione invalida sarà sostituita, ove opportuno, con una disposizione valida che rifletta il più possibile lo scopo economico di quella originaria.
Legge applicabile e foro competente
I presenti termini e condizioni e i rapporti contrattuali con SGEM World Science sono disciplinati dal diritto austriaco, con esclusione delle norme di conflitto nei limiti legalmente consentiti.
Per i rapporti tra imprese è competente il tribunale di Vienna, Austria, salvo diverso accordo scritto.
Se il Cliente è un consumatore, restano impregiudicate le norme imperative su giurisdizione e legge applicabile.
Contatti
Le domande sui presenti termini e condizioni o su uno specifico progetto KongressExpert possono essere rivolte a SGEM World Science utilizzando i recapiti pubblicati sul sito KongressExpert.
- E-mail
- [email protected]
- Telefono
- +43 (1) 424 0031
- Indirizzo
- Haidingergasse 1, C/1113, 1030 Wien, Austria
