La presente informativa sulla privacy spiega come vengono raccolti, utilizzati, conservati e protetti i dati personali in relazione a KongressExpert, un servizio professionale per congressi, conferenze ed eventi gestito da SGEM World Science.
SGEM World Science si impegna a proteggere i dati personali e a trattarli in modo lecito, corretto e trasparente conformemente al General Protezione dei dati Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”), alla normativa austriaca applicabile in materia di protezione dei dati e agli altri requisiti giuridici pertinenti.
La presente informativa si applica ai dati personali trattati tramite il sito KongressExpert e in relazione a richieste, proposte, progetti, eventi, registrazioni e servizi professionali connessi.
Per i trattamenti di cui SGEM World Science determina finalità e mezzi, il titolare del trattamento è:
SGEM World Science
La denominazione legale completa, la sede e i recapiti dell’ente gestore sono disponibili nelle Note legali pubblicate sul presente sito.
Le domande sulla privacy o sul trattamento dei dati personali possono essere inviate utilizzando i recapiti pubblicati sul sito.
A seconda del singolo progetto, SGEM World Science può trattare dati personali in ruoli giuridici diversi.
SGEM World Science opera generalmente come titolare quando determina finalità e modalità del trattamento, ad esempio in relazione a:
Per alcuni eventi del Cliente, SGEM World Science può trattare dati di partecipanti, relatori, espositori o altri interessati esclusivamente per conto del Cliente.
In tali casi il Cliente resta normalmente titolare del trattamento e SGEM World Science agisce come responsabile secondo le istruzioni documentate del Cliente e, ove richiesto, in forza di un accordo sul trattamento.
L’esatta ripartizione delle responsabilità dipende dalle circostanze del singolo progetto.
In base alle modalità di interazione con KongressExpert e ai servizi interessati, possiamo trattare le seguenti categorie di dati personali.
Possono comprendere:
Possono comprendere:
Se pertinente all’evento, possono comprendere:
Possono comprendere:
I dati di carte di pagamento o bancari possono essere trattati, ove applicabile, da prestatori autorizzati di servizi di pagamento o finanziari.
Durante l’uso del sito, possono essere trattate automaticamente informazioni tecniche, tra cui:
Se ci contattate o caricate informazioni nell’ambito di una richiesta di progetto, possiamo trattare:
Evitate di inviare dati personali non necessari alla richiesta o al progetto.
Alcuni requisiti degli eventi possono occasionalmente comportare informazioni appartenenti a categorie particolari di dati ai sensi del GDPR.
Ad esempio:
Richiediamo tali informazioni soltanto quando pertinenti e necessarie per il servizio richiesto.
Se il GDPR richiede consenso esplicito o altra base giuridica specifica, questa sarà acquisita o accertata prima del trattamento.
I clienti che forniscono tali informazioni su altre persone devono assicurarsi di essere autorizzati e che siano rispettati tutti i requisiti applicabili.
Possiamo trattare i dati personali per le seguenti finalità:
Per:
Per:
Ove applicabile, per:
Per:
Per:
Ove opportuno e consentito dalla legge, le informazioni possono essere utilizzate per:
Ove possibile, per tali finalità sono utilizzate informazioni aggregate o anonimizzate.
Ove consentito dalla legge, possiamo comunicare con contatti professionali esistenti o potenziali riguardo a servizi, progetti o attività professionali correlate.
Quando la legge richiede il consenso, tali comunicazioni saranno inviate soltanto dopo aver ottenuto un consenso valido.
È possibile opporsi in qualsiasi momento al marketing diretto.
A seconda delle circostanze, SGEM World Science tratta i dati personali in base a una o più delle seguenti basi giuridiche.
Articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR
Il trattamento può essere necessario per:
Articolo 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR
Alcune informazioni devono essere trattate o conservate per adempiere a obblighi legali, compresi requisiti contabili, fiscali, commerciali e normativi.
Articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR
Ove appropriato, il trattamento può fondarsi su interessi legittimi, tra cui:
Quando ci fondiamo su interessi legittimi, consideriamo gli interessi, i diritti e le libertà degli interessati.
Articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR
Quando il trattamento si basa sul consenso, potete revocarlo in qualsiasi momento con effetto per il futuro.
La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per le categorie particolari di dati, ove richiesto, il trattamento può fondarsi sul consenso esplicito conformemente al Articolo 9 GDPR.
Per i progetti di eventi, SGEM World Science può ricevere dati personali da:
Ad esempio, l’organizzazione che incarica KongressExpert può fornire un elenco di partecipanti o relatori necessario alla gestione dell’evento.
Quando un’altra organizzazione fornisce i dati e resta titolare, è responsabile di fornire la relativa informativa e di stabilire una base giuridica per la comunicazione dei dati.
Quando SGEM World Science determina autonomamente finalità e mezzi di un ulteriore trattamento, adempie ai propri obblighi di titolare.
I dati personali sono resi disponibili soltanto a persone e organizzazioni che ne necessitano per legittime finalità operative.
A seconda del progetto, i destinatari possono comprendere:
Saranno comunicate soltanto le informazioni ragionevolmente necessarie alla finalità pertinente.
Quando terzi trattano dati esclusivamente per conto di SGEM World Science, saranno adottati gli accordi contrattuali richiesti dal GDPR.
SGEM World Science mira a trattare i dati nello Spazio economico europeo ove ragionevolmente possibile.
Alcuni fornitori tecnici, servizi cloud, sistemi di comunicazione o partner internazionali possono tuttavia comportare trattamenti fuori dal SEE.
In caso di trasferimento verso un Paese fuori dal SEE, SGEM World Science utilizzerà, ove richiesto, un meccanismo adeguato, come:
Possono essere adottate garanzie aggiuntive ove richiesto dalla legge applicabile.
I dati sono conservati solo per il tempo ragionevolmente necessario alla finalità della raccolta e per ogni ulteriore periodo richiesto dalla legge.
I periodi di conservazione dipendono dal tipo di informazione e possono essere influenzati da:
Richieste e proposte non concluse possono essere conservate per un periodo ragionevole ai fini del seguito, della documentazione o di legittime finalità aziendali.
Quando i dati non sono più necessari e manca una base giuridica per conservarli, saranno cancellati, anonimizzati o altrimenti rimossi dal trattamento attivo.
All’accesso al sito KongressExpert, l’infrastruttura di hosting può registrare automaticamente informazioni tecniche necessarie al funzionamento e alla sicurezza.
Tali informazioni possono comprendere:
I log del server sono utilizzati principalmente per:
Sono conservati solo per un periodo adeguato a tali finalità, salvo che un periodo più lungo sia necessario per esaminare uno specifico incidente o una pretesa legale.
Il sito KongressExpert può utilizzare cookie o tecnologie analoghe.
Le tecnologie strettamente necessarie al funzionamento, alla sicurezza o alla fornitura di un servizio richiesto possono essere utilizzate senza consenso facoltativo ove consentito.
Analisi, marketing, media esterni o altre tecnologie non essenziali sono attivati solo dopo aver ottenuto il consenso richiesto.
Se è disponibile un sistema di gestione del consenso, gli utenti possono gestire o revocare il consenso facoltativo tramite le relative impostazioni.
La revoca non pregiudica i trattamenti effettuati lecitamente prima della revoca.
Ulteriori dettagli su tecnologie, fornitori, finalità e periodi di conservazione possono essere indicati nelle impostazioni dei cookie o in una separata informativa.
Il sito o i servizi possono contenere collegamenti o integrazioni con piattaforme di terzi.
Gli esempi possono comprendere:
I servizi di terzi possono trattare dati sotto la propria responsabilità.
Ove tecnicamente possibile e legalmente richiesto, i servizi facoltativi di terzi non vengono attivati prima del consenso necessario.
SGEM World Science non risponde dei trattamenti indipendenti effettuati da terzi fuori dal proprio controllo.
Gli utenti devono consultare, ove opportuno, l’informativa del relativo fornitore.
Gli eventi professionali possono comprendere fotografia, registrazione video, streaming dal vivo o altre produzioni multimediali.
Quando SGEM World Science determina la finalità del trattamento, i partecipanti saranno informati come previsto dalla legge.
La base giuridica dipenderà dalle circostanze e potrà comprendere:
Quando KongressExpert fornisce tali servizi soltanto per conto del Cliente, quest’ultimo può restare responsabile della base giuridica e delle informative ai partecipanti.
Informative specifiche dell’evento possono integrare la presente informativa.
Se contattate KongressExpert via e-mail o altro canale, le informazioni saranno trattate per rispondere e gestire la questione pertinente.
La corrispondenza commerciale può essere conservata ove necessario per:
Non inviate informazioni personali riservate o sensibili salvo che siano necessarie.
Le comunicazioni di marketing diretto sono trattate solo ove consentito dalla legge.
Quando è richiesto il consenso, le comunicazioni saranno inviate solo dopo averlo ottenuto.
Avete il diritto di opporvi in qualsiasi momento al trattamento per marketing diretto.
In caso di opposizione, i dati non saranno più utilizzati per tale finalità.
SGEM World Science adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati da:
Le misure sono scelte in base alla natura delle informazioni, al trattamento e ai rischi ragionevolmente prevedibili.
L’accesso è limitato alle persone autorizzate che ne necessitano per legittime finalità professionali.
Nessun sistema elettronico o metodo di trasmissione può essere garantito come completamente sicuro; le misure sono pertanto riesaminate e migliorate ove opportuno.
Alle condizioni e nei limiti del GDPR, potete disporre dei seguenti diritti:
Potete chiedere se i vostri dati sono trattati e ottenerne l’accesso.
Potete chiedere la correzione dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti.
Potete chiedere la cancellazione dei dati quando ricorrono i requisiti di legge.
Potete chiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dal GDPR.
Ove applicabile, potete ricevere i dati forniti in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli a un altro titolare.
Se il trattamento si basa su interessi legittimi, potete opporvi per motivi connessi alla vostra situazione particolare.
Potete opporvi in qualsiasi momento al marketing diretto.
Se il trattamento si basa sul consenso, potete revocarlo in qualsiasi momento con effetto futuro.
Ove applicabile, avete diritti riguardo a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano analogamente in modo significativo.
Le richieste relative ai dati possono essere inviate a SGEM World Science utilizzando i recapiti pubblicati nelle note legali o sul sito KongressExpert.
Per proteggere i dati, possiamo richiedere informazioni ragionevoli necessarie a verificare l’identità del richiedente.
Le richieste saranno gestite secondo i termini e i requisiti della normativa applicabile.
Se ritenete che i vostri dati siano stati trattati illecitamente, avete diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo competente.
Per SGEM World Science in Austria, l’autorità competente è:
Austrian Protezione dei dati Autorità
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Vienna
Austria
Gli interessati possono inoltre rivolgersi a un’altra autorità competente dell’Unione europea nei casi consentiti dal GDPR.
SGEM World Science di norma non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano analogamente in modo significativo.
Se tale trattamento viene introdotto per un servizio, gli interessati riceveranno le informazioni richieste dalla legge.
KongressExpert è un servizio professionale per congressi ed eventi e non è rivolto principalmente ai minori.
Se un evento coinvolge legittimamente minori, devono essere predisposte misure adeguate per consenso, supervisione e trattamento dei dati secondo le circostanze e la legge.
I clienti che forniscono dati a KongressExpert devono assicurarsi che:
Ciò è particolarmente importante per dati di partecipanti, relatori, dipendenti, espositori o ospiti.
La presente informativa può essere aggiornata periodicamente per riflettere:
La versione corrente sarà pubblicata sul sito KongressExpert con la data dell’ultimo aggiornamento.
Le modifiche sostanziali potranno essere comunicate separatamente ove richiesto dalla legge.
Le domande sulla presente informativa o sul trattamento dei dati da parte di KongressExpert possono essere inviate a SGEM World Science utilizzando i recapiti pubblicati sul presente sito.
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